Tugas 1 MPSI Project Management Fundamental

Assalamualaikum wr. wb.

Saya Geria Yuka Rizqiqa dengan NIM 1204190067 akan menjawab beberapa pertanyaan mengenai mata kuliah Manajamen Proyek Sistem Informasi, yakni sebagai berikut.

Apa itu Project, Operations dan Project Management ? 

  • Dalam buku PMBOK (A Guide to The Project Management Body of Knowledge), project merupakan sebuah usaha sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk atau hasil yang unik. Sementara yang dimaksud adalah setiap project memiliki tanggal mulai dan selesai yang tertentu, sedangkan unik yang dimaksud yakni produk atau jasa yang dihasilkan adalah berbeda dari produk atau jasa sejenis lainnya dan tidak ada dua project yang 100% sama. Jika ada suatu pekerjaan yang bersifat temporer, namun menghasilkan produk yang bersifat baru, bisa dipastikan pekerjaan itu adalah project.
  • Operations merupakan usaha yang bersifat kontinu, berulang-ulang (repetitive process) dan mengikuti prosedur yang ada.
  • Menurut Wulfram I. Ervianto (2003:19) mengemukakan bahwa, project management adalah semua perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan koordinasi suatu proyek dari awal (gagasan) sampai selesainya proyek untuk menjamin biaya proyek dilaksanakan tepat waktu, tepat biaya, dan tepat mutu. Selain itu, Project Management adalah suatu penerapan proses, metode, keterampilan, pengetahuan dan pengalaman dengan tujuan untuk menyelesaikan suatu proyek dengan baik, dimana penyelesaian tersebut harus sesuai dengan parameter suatu proyek seperti batasan waktu, anggaran dan parameter lain yang telah disepakati bersama.

Sebutkan dan jelaskan karakteristik / atribut project !

Karakteristik atau atribut dari project yakni sebagai berikut.

  1. Project harus memiliki tujuan yang unik
  2. Project bersifat temporari sehingga terdapat awal dan akhir (durasi) dari project tersebut.
  3. Project dikembangkan dengan progressive elaboration, dimana pekerjaan yang berjalan seiring waktu maka semakin sempurna hasilnya.
  4. Membutuhkan resource yang dapat berasal dari berbagai macam area. Contohnya dana, manusia, dan material.
  5. Sebuah project harus memiliki sponsor utama yang dapat bertanggung jawab terhadap hasil sebuah project.

Berikan contoh studi kasus sederhana dalam kehidupan sehari-hari antara project dengan operations

Contoh project pada konstruksi gedung baru

Pada perusahaan konstruksi yang membangun suatu gedung, dimana perusahaan tersebut membangun gedung yang sama persis di dua tempat yang berbeda, walaupun hasilnya adalah dua gedung yang sama persis (tidak unik) namun faktor lokasi yang berbeda, client yang mungkin berbeda, bahkan faktor cuaca maupun lingkungan dan masyarakat yang berbeda sehingga disebut sebagai project.

Contoh operation pada produksi produk makanan retail di pabrik

Pada produksi produk makanan retail di pabrik dapat disebut sebagai project hanya saatpertama kali jenis produk tersebut di produksi karena terdapat proses konfigurasi mesin dan lainnya. Setelah itu, produksi sudah dikategorikan sebagai operation.

Jelaskan perbedaaan hubungan antara Project,  Program dan Portofolio Management !

Project: suatu kegiatan dengan target yang harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu, bersifat temporer (ada awal dan akhir) yang dilakukan untuk menghasilkan sebuah produk dengan fitur atau fungsi yang unik.

Program: “sekelompok proyek terkait yang dikelola dengan cara yang terkoordinasi untuk memperoleh manfaat dan kontrol yang tidak tersedia dari pengelolaannya secara individual” (PMBOK® Guide, Edisi Keempat, 2008, hlm. 9)

Portofolio Management: proses yang saling terikat yakni terdiri atas beberapa langkah yang di implementasi kan secara konsisten untuk membuat dan mengelola aset portofolio untuk mencapai tujuan tertentu dari seorang investor dan akan menganalisis proyek dari perspektif strategis.

  • Proyek merupakan usaha atau kerja yang bersifat sementara dan tidak rutin dimana macam kegiatan dan intensitas yang berubah sepanjang siklus hidupnya yang dilakukan untuk membuat produk (deliverables), jasa, pengembangan produk, atau lainnya yang dibatasi oleh biaya, mutu, dan waktu.
  • Program terdiri atas proyek, subprogram, dan aktifitas program terkait yang dikelola dalam suatu cara yang telah dikoordinasi untuk memberikan manfaat atau untuk tujuan tertentu. Suatu proyek dapat merupakan bagian atau tidak atas suatu program tapi suatu program akan selalu memiliki proyek.
  • Portofolio Management merupakan proses yang saling terikat dan terdiri beberapa langkah yang dapat diimplementasikan secara konsisten dalam membuat dan mengelola aset portofolio sehingga mampu mencapai tujuan tertentu dari seorang investor yang akan menganalisis proyek dari perspektif strategis.

Hubungan Project, Program, dan Portfolio Management

Hubungan Proyek, Program, dan Portfolio (PMBOK 5th)

Pada Gambar di atas diperlihatkan bahwa bagian yang lebih tinggi yaitu portofolio atas subportofolio, program, dan proyek, memiliki beberapa peran, yaitu :

  • Menentukan strategi dan prioritas pelaksanaan subportofolio, program, dan proyek yang terkait dengan tujuan organisasi dan ketersediaan sumberdaya.
  • Melaksanakan elaborasi yang progresif.
  • Menetapkan tata kelola dalam pengelolaan dan pelaksanaan portofolio, program, dan proyek.
  • Melakukan disposisi atas permintaan perubahan yang terjadi dalam masa pelaksanaan.
  • Menerima dampak atas perubahan yang terjadi pada portofolio, program, dan proyek yang lain.

Sedangkan bagi bagian yang dikoordinasi akan melaporkan kinerja program atau proyek dan memberikan permintaan perubahan dengan dampak pada portofolio, program, atau proyek lainnya. Untuk menjembatani strategi organisasi dan realisasi bisnis yang sukses, diperlukan aplikasi manajemen portofolio, manajemen program, dan manajemen proyek. Berikut penjelasannya (PMBOK 5th Edition).

  1. Manajemen proyek – Merupakan aplikasi pengetahuan, keahlian, alat, dan teknik pada aktifitas proyek untuk mencapai persyaratan proyek yang dikerjakan dengan aplikasi yang sesuai dan terintegrasi atas 47 proses manajemen proyek yang logis yang dikelompokkan dalam lima kelompok, yaitu: Initiating, Planning, Executing, Monitoring and Controlling, dan Closing.
  • Manajemen program – Manajemen program merupakan aplikasi pengetahuan, keahlian, alat dan teknik pada suatu program untuk memenuhi persyaratan program dan memberikan manfaat dan pengendalian yang tidak didapat jika dikelola secara individu. Manajemen program fokus pada ketergantungan antar proyek, membantu optimasi penggunaan sumber daya, menyelaraskan arah strategis yang berdampak pada tujuan dan sasaran proyek dan program, menyelesaian isu dan manajemen perubahan.
  • Manajemen portofolio – Manajemen portofolio adalah manajemen secara terpusat atas satu atau lebih portofolio untuk mencapai sasaran strategis organisasi. Manajemen portofolio fokus untuk memastikan proyek dan program di-review untuk memprioritaskan alokasi sumber daya, yang sejalan dengan strategi organisasi.

Pengelolaan proyek, program, portofolio memiliki peran dan fungsinya masing-masing yang berbeda-beda terutama dari sisi ukuran lingkup, namun saling terkait dan saling ketergantungan. Pengelolaan yang efektif akan mendorong optimasi nilai bisnis. Sehingga dibutuhkan lembaga khusus dalam organisasi perusahaan yang melakukan pengelolaan atas portofolio program dan proyek tersebut. Lembaga ini disebut sebagai Project Management Office (PMO). Tabel berikut menjelaskan kesimpulan perbedaan antara ketiganya.

Mengapa pentingnya belajar Project Management ?

Mempelajari Project Management penting dilakukan karena dapat membantu memastikan resiko dari suatu project agar project tersebut dapat dikelola dengan baik dan menghindari terjadi masalah di kemudian hari. Dengan mempelajari Project Management, Seorang Project Manager akan dapat menganalisis seluruh resiko potensial proyek, membuat mitigasi, dan perencanaan apabila resiko tersebut terjadi di kemudian hari.

Berikan 3 contoh Project Management di Bidang IT/IS !

Contoh Project Management di Bidang IT/IS yakni sebagai berikut:

  1. Pengembangan Mesin Learning Management System oleh Perusahaan atau organisasi.
  2. Pengadaan Enterprise Resources Planning System (ERP) dalam sebuah perusahaan.
  3. Pembangunan data center dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Jelaskan kapan project dikatakan berhasil & gagal !

Project dikatakan berhasil, apabila seluruh project tersebut telah memenuhi Triple Constraint dari Manajemen Project itu sendiri yakni harus on time/tepat waktu , on budget/budget memenuhi, serta on feature and function/memenuhi fitur serta fungsinya.

Sedangkah project dikatakan gagal, apabila komponen dari triple constraint tersebut tidak terpenuhi seperti over time, over budget, dan no feature and function.

Apa saja yang menjadi Triple Constraint dalam Project Managemen ! Berikan contoh studi kasusnya !

apa itu triple constraint adalah

 Triple constraint adalah sebuah model yang menggambarkan tiga batasan utama dalam manajemen proyek. Tiga batasan yang dimaksud pada Triple constraint adalah cost (biaya),  scope (ruang lingkup), dan schedule atau time (jangka waktu)

Dalam triple constraintcost menggambarkan batasan biaya (budget) pada setiap proyek. Terdapat berbagai macam faktor yang mempengaruhi perhitungan biaya ini, mulai dari pembayaran orang-orang yang bekerja di dalam proyek, sampai faktor eksternal yang tidak diduga. 

Batasan kedua dari triple constraint adalah scope atau ruang lingkup. Batasan ini berisikan apa saja yang harus dilakukan agar sebuah proyek berjalan dengan lancar. Intinya, semua yang masuk ke dalam ruang lingkup proyek wajib dituliskan agar terpenuhi. Tentu saja harus ada pemilihan mana yang menjadi prioritas, mana yang bisa dinomorduakan. Hal ini sangat penting, agar tenaga dan semua resource yang dimiliki bisa digunakan secara lebih efektif dan efisien. 

Batasan ketiga dalam triple constraint adalah waktu atau penjadwalan dalam manajemen proyek. Jadwal ini sangatlah penting, agar proyek bisa selesai sesuai dengan keinginan klien, stakeholder, dan pihak penting lainnya. 

Jelaskan peran dari Project Manager serta skill yang harus dimilikinya !

Project Manager memiliki peran yang sangat penting dalam melakukan perencanaan, eksekusi, pengawasan, pengendalian, dan menutup suatu proyek karena Project Manager yang akan bertanggung jawab terhadap keberhasilan suatu proyek dan tujuan yang ingin dicapai.

Skill yang harus dimiliki Project Manager yakni sebagai berikut:

  1. Komunikasi, dengan kemampuan komunikasi yang baik, seorang project manager bisa menyampaikan visi, tujuan, ide, dan permasalahan yang dihadapi untuk menyukseskan sebuah proyek.
  2. Kepemimpinan, dengan kepemimpinan dapat mengetahui bagaimana cara mengarahkan anggota tim untuk mengerjakan tugas-tugas yang harus diselesaikan, memotivasi anggota tim, dan membuat mereka mampu menyelesaikan proyek
  3. Negoisasi, skill ini dibutuhkan project manager untuk berhubungan dengan supplier, klien, dan para stakeholder lainnya yang memiliki kepentingan dalam sebuah proyek. 
  4. Manajemen tim dan waktu, sumber daya waktu dan anggota tim adalah dua hal yang sangat penting bagi seorang project manager. Oleh karena itu, sebagai pemimpin, kamu harus tahu bagaimana caranya mengelola dua hal ini dengan maksimal.
  5. Anggota tim harus bekerja secara efektif dalam batas waktu yang ditentukan. Batas waktu ini pun harus dibuat berdasarkan pertimbangan yang matang sehingga proyek bisa selesai tepat waktu.
  6.  Manajemen risiko, seorang project manager bisa memperkirakan titik mana saja yang memiliki risiko kegagalan tinggi. Setelah mengetahui hal tersebut, hal yang harus dilakukan project manager adalah memikirkan bagaimana agar kendala tersebut bisa dilalui dengan baik.

Gambarkan dan jelaskan tentang Three Sphere Model for Systems Management !

a. Bisnis (Business), segala aspek bisnis yang terlibat dan harus menjadi concern dari pihak manajemen proyek. Tidak bisa disangkal bahwa di dalam semua proyek dan perusahaan aspek bisnis menjadi alasan utama dikembangkannya segala jenis usaha. Intinya adalah mendapatkan manfaat atau keuntungan atas usaha dan biaya yang telah dikeluarkan. Fokus utamanya adalah benefit dan cost. Bagaimana proyek ini akan didanai, sumber dananya dari mana, bagaimana alokasi pendanaannya, apakah dananya cukup tersedia atau tidak, dan apakah manfaatnya akan sebanding dengan biaya yang telah dikeluarkan.

b. Organisasi (Organization), aspek organisasi sangat perlu diperhatikan, terkait dengan sumber daya manusia yang dimiliki dan diperlukan untuk menjalankan proyek, dalam hal ini siapa saja yang akan menjalankan dan mengelolah proyek ini hingga mencapai tujuan. Termasuk juga di dalamnya adalah bagaimana kompetensi yang dimiliki para staff, apakah sudah memadai ataukah masih harus dilalukan pendidikan dan pelatihan, siapa yang akan memberikan pelatihan dan lain-lain terkait kesiapan dukungan sumber daya manusia harus diperhatikan dengan seksama. Selain itu, kesiapan perubahan pada sistem manajemen setiap anggota dalam organisasi itu sendiri juga harus diperhatikan.

c. Teknologi (Technology), penggunaan teknologi saat ini dan yang akan digunakan di masa datang sangat mempengaruhi fungsi manajemen sistem. Sehingga spesifikasi dan model teknologi yang akan digunakan perlu diperhatikan baik-baik. Kemungkinan yang dapat dipilih adalah mengganti dengan teknologi baru, atau tetap dengan teknologi lama, karena dikhawatirkan perubahan teknologi akan menghancurkan proses bisnis yang sudah berjalan dengan baik.

Jelaskan 4 Frames & 3 Struktur Organisasi !

Gambar 3. Frame dari Organisasi

Penjelasan dari 4 frame organisasi pada gambar diatas, yakni sebagai berikut:

1. Structural frame (kerangka struktural), peran dan tanggung jawab, koordinasi, dan kontrol. Bagan organisasi dapat membantu menggambarkan kerangka ini.

2. Political frame (bingkai politik), koalisi yang terdiri dari berbagai individu dan kelompok yang berkepentingan serta konflik dan isu-isu sebagai kunci kekuasaan.

3. Human resources frame (Kerangka sumber daya manusia), dapat memberikan keselarasan antara kebutuhan organisasi dan kebutuhan manusia.

4. Symbolic frame (bingkai simbolik), simbol dan makna yang terkait dengan peristiwa. Budaya, bahasa, tradisi, dan citra termasuk bagian dari bingkai ini.

Penjelasan struktur organisasi yakni sebagai berikut:

Struktur Fungsional

Struktur Organisasi Fungsional merupakan struktur organisasi yang paling umum digunakan sebuah organisasi atau perusahaan. Dalam struktur organisasi fungsional, pembagian kerja dilakukan berdasarkan fungsi manajemennya seperti keuangan, produksi, pemasaran dan sumber daya manusia. Setiap karyawan yang memiliki skill dan keterampilan yang sama, akan dikelompokkan ke dalam satu unit kerja. Inilah yang menyebabkan jenis struktur organisasi ini sangat tepat diterapkan pada sebuah organisasi maupun perusahaan yang hanya menghasilkan beberapa jenis produk atau jasa layanan.Struktur Organisasi ini tepat untuk diterapkan pada Organisasi atau Perusahaan yang hanya menghasilkan beberapa jenis produk maupun layanan. Struktur organisasi bentuk ini dapat menekan biaya operasional namun mengalami kesulitan dalam berkomunikasi antar unit kerja.

Struktur Proyek

Struktur proyek dalam struktur organisasi ini yakni setiap tugas kepemimpinan dan tugas-tugas khusus lainnya harus dilaksanakan dan dipertanggungjawabkan secara kolektif oleh sekelompok pejabat berupa dewan atau komite. Kelebihan jenis struktur ini adalah pelaksanaan pengambilan keputusan yang berlangsung dengan baik karena melalui musyawarah bersama antara pemegang saham dengan dewan. Sedangkan kelemahannya terletak pada penghindaran tanggung jawab jika terjadi masalah.

Struktur Matriks

Struktur Organisasi Matriks merupakan gabungan dari struktur organisasi fungsional dan struktur organisasi divisional. Penggabungan 2 struktur organisasi ini bertujuan untuk menutupi kekurangan-kekurangan yang terdapat pada kedua bentuk struktur organisasi tersebut. Struktur organisasi matriks ini sering disebut juga dengan struktur organisasi proyek karena karyawan yang berada di unit kerja fungsional juga harus mengerjakan kegiatan atau tugas proyek-proyek organisasi yang ditugaskan kepadanya. Struktur organisasi ini biasanya digunakan oleh perusahaan yang berskala besar atau perusahaan-perusahaan multinasional. Kelebihan dari struktur organisasi matriks yaitu dapat mengambil keputusan dengan mudah. Akan tetapi struktur organisasi ini memiliki kelemahan yaitu strukturnya sangat rumit dan memungkinkan timbulnya dualisme kepemimpinan.

Sebutkan dan jelaskan 10 Culture dalam organisasi !

1. Inisiatif individu, yaitu tingkat tanggung jawab, kebebasan dan independensi yang dipunyai individu.

2. Toleransi terhadap tindakan beresiko, yaitu sejauh mana para para pegawai dianjurkan untuk bertindak agresif, inovatif, dan berani mengambil resiko.

3. Arah, yaitu sejauh mana organisasi tersebut mendiptakan dengan jelas sasaran dan harapan mengenai prestasi.

4. Integrasi, yaitu tingkat sejauhmana unit-unit dalam organisasi didorong untuk bekerja dengan cara yang terkoordinasi.

5. Dukungan Manajemen, yaitu tingkat sejauhmana Para manajer memberi komunikasi yang jelas, bantuan serta dukungan terhadap bawahan mereka.

6. Kontrol, yaitu jumlah peraturan dan pengawasan langsung yan digunakan untuk mengawasi dan mengendalikan perilaku pegawai.

7. Identitas, yaitu tingkat sejauhmana para anggota mengidentifikasi dirinya secara keseluruhan dengan organisasi dari pada dengan kelompok kerja tertentu atau dengan bidang keahlian profesional.

8. Sistem imbalan, yaitu tingkat sejauh mana alokasi imbalan kenaikan gaji, promosi didasarkan atas kriteria prestasi pegawai sebagai kebalikan dari senioritas, pilih kasih, dan sebagainya.

9. Toleransi terhadap konflik, yaitu tingkat sejauh mana para pegawai didorong untuk mengemukakan konflik kritik secara terbuka.

10. Pola-pola komunikasi, yaitu tingkat sejauh mana komunikasi organisasi dibatasi oleh kirarki kewenangan yang formal.

Sebutkan dan jelaskan Model Life Cycle yang ada pada Product Life Cycle dan Predective Life Cycle !

Ada empat tahapan dalam siklus bisnis sebuah produk berjalan, yakni sebagai berikut:

1. Tahap Pekenalan (Introduction), yaitu tahap dimana sebuah pabrik mulai meluncurkan dan mengenalkan produknya kepada masyarakat. Ciri-cirinya adalah :

  • Adanya promosi secara besar-besaran
  • Biaya per buahnya masih relatif tinggi
  • Omset penjualan yang masih rendah
  • Jumlah produksi masih rendah
  • Tahap pencarian distributor, yang biasanya tidak mau jika belum terbukti berkualitas

Jika menemukan sebuah produk baru yang sering temui baik online maupun offline termasuk dalam tahap perkenalan.

2. Tahap Perkembangan (Growth), yaitu tahap dimana sebuah produk mulai dikenal dan digunakan oleh konsumen. Beberapa cirinya adalah :

  • Biaya per unitnya akan berangsur-angsur turun
  • Pasar yang semakin meluas (mudah menemukan dimana saja)
  • Omset penjualan yang terus naik
  • Semakin berkembang, tapi pesaing baru mulai bermunculan
  • Diproduksi dalam jumlah yang banyak
  • Cash flow akan berubah menjadi positif. Tidak seperti tahap perkenalan yang masih negatif

Ditandai dengan produk pesaing yang semakin banyak dan bervariasi. Sehingga, bisa dibilang adalah tahap yang paling susah. Salah satu strategi untuk mengatasinya adalah dengan cara menguatkan strategi branding.

3. Tahap Kedewasaan (Maturity), pada tahap kedewasaan, omset penjualan sebuah produk mulai menurun. Persaingan semakin ketat dan saling berebut pasar dan konsumen. Ciri-cirinya diantaranya adalah sebagai berikut :

  • Harga produk akan semakin menurun
  • Adanya pesaing yang kalah dari kompetisi
  • Bagi yang memimpin pasar, mereka memiliki laba yang banyak
  • Produksi yang tinggi
  • Cash flow ada diposisi positif yang kuat

Pada tahap ini, beberapa produk akan terus rinovasi. Entah itu mengganti varian rasa, jenis, bentuk dan masih banyak lagi yang lainnya.

4. Tahap Penurunan (Decline), pada tahap ini, keuntungan akan terus menurun. Apabila tidak segera melakukan antisipasi dan mengganti strategi maka kemungkinan produk hilang di pasaran semakin besar. Ciri-cirinya adalah :

  • Jumlah produksi akan menurun
  • Konsumen mulai jenuh
  • Pesaing semakin banyak bermunculan, menggantikan produk yang mengalami penurunan
  • Keuntungan menurun secara signifikan

Gambarkan dan jelaskan tentang Phases of the traditional project life cycle !

Dua fase tradisional pertama (konsep dan pengembangan) berfokus pada perencanaan dan sering disebut sebagai kelayakan proyek. Sedangkan dua fase terakhir (implementasi dan penutupan) berfokus pada penyampaian pekerjaan yang sebenarnya dan sering disebut sebagai akuisisi proyek. Sebuah proyek harus berhasil menyelesaikan setiap fase sebelum pindah ke yang berikutnya. Pendekatan siklus hidup proyek ini memberikan kontrol manajemen yang lebih baik dan hubungan yang sesuai dengan operasi organisasi yang sedang berlangsung.

Jelaskan tentang Context dari IT/IS Project beserta Recent Trends Affecting dari IT Project Management !

Konteks proyek adalah lingkungan internal dan eksternal tempat proyek beroperasi. Pengaruh dalam lingkungan akan berpengaruh pada proyek dan ini perlu dipahami oleh manajer proyek. Contohnya adalah penerapan sistem IT baru yang terbatas pada sekelompok kecil orang, sangat berbeda dengan pembangunan landasan pacu baru untuk suatu bandara, dimana memiliki pengaruh yang jauh lebih besar yang perlu dipertimbangkan yaitu politik, regulasi, lingkungan, ekonomi berkembang, dll.

Recent Trends Affecting dari IT Project Management, yakni sebagai berikut:

1. Banyak Beralih Ke Sistem Digital dan Remote Teams

Sejak pandemi Covid-19 yang melanda global sejak awal 2020 lalu, cara perusahaan dalam mengelola proyek pun kian berubah, atau lebih tepatnya mungkin terpaksa berubah. Sebagai upaya dalam melindungi para karyawan dan menghindari virus dari pandemi ini, perusahaan pun kini mulai menerapkan sistem remote dan beralih ke platform digital untuk mengelola pekerjaannya. Tren ini bahkan diperkirakan akan terus meningkat bahkan jika pandemi telah mereda.

Hal ini tentunya menjadi tantangan baru bagi orang- orang yang pekerjaannya sebagian besar dilakukan di lapangan. Project manager pun dituntut untuk menemukan cara agar gesekan atau ketidakesienan yang muncul dapat diminimalisir. Di mana, salah satu kuncinya adalah dengan menerapkan komunikasi yang terbuka di dalam tim.

2. Pengaruh Articial Intelligence and Data Analytics

Ketika membicarakan tentang teknologi Articial Intelligence (AI), maka hal ini bisa menimbulkan dua cara pandang yang berbeda terhadap pengaruhnya pada profesi dan pekerjaan manusia. Peluang diimplikasikannya AI pada manajemen proyek di berbagai industri pun nampaknya tidak dapat dielakkan.

Meskin masih sulit memprediksinya secara menyeluruh, salah satu dampak yang dapat diprediksi adalah adanya otomatisasi tugas-tugas administrasi yang saat ini masih menjadi tanggung jawab project manager. Di mana, hal ini mencakup penjadwalan, anggaran proyek, alokasi sumber daya, dan lain sebagainya. Selain itu, teknologi AI ini juga dapat membantu pekerjaan project manager yang kompleks seperti visualisasi data dan saran pengambilan keputusan atas informasi yang yang ditangkap.

3. Munculnya Pendekatan Hybrid Project Management

Seiring dengan perkembangan zaman, kita tentu harus menyadari bahwa tidak semua proyek memiliki treatment yang sama dan dikelola dengan satu metodologi tertentu saja. Karena hal itulah, muncul istilah hybrid project management. Kemunculan ini kemudian juga ikut meningkatkan jumlah project manager dan scrum master yang menggabungkan lebih dari satu metodologi dalam mengelola proyek mereka.

Hal yang terjadi adalah anda dapat mengumpulkan seluruh proyek, tugas, pekerja, dan platform komunikasi anda di satu wadah. Gunanya, agar anda dapat membuat pilihan bisnis yang paling tepat. Caranya, dengan menggabungkan metode Agile maupun Waterfall pada business process proyek anda. Tujuannya, untuk mendapatkan nilai positif dari kedua metode tersebut.

4. Project Management dan Change Management

Menurut survey yang dilakukan International Project Management Association (IPMA), tercatat ada sekitar 63 persen organisasi melakukan proyek yang mencakup perubahan-perubahan dalam manajemen mereka. Lalu, apa yang harus anda lakukan sebagai project manager ketika ada perubahan yang terjadi? Ketika ini terjadi, anda bisa mengambil beberapa langkah untuk mengelola proyek anda tetap berjalan baik meski ada berbagai perubahan dalam perusahaan. Contohnya, anda bisa membuat change management plan sebagai bagian dari project plan anda secara keseluruhan. Cara lainnya, anda juga bisa mengimplementasikan metode hybrid dengan menggunakan gaya Agile pada pekerjaan yang sifatnya adaptif dan mudah berubah, dan gaya Waterfall pada pekerjaan yang sifatnya tetap.

5. Penekanan Pada Soft Skill

Project manager yang baik harus mampu mengantisipasi kebutuhan tim, memahami keinginan untuk membangun motivasi mereka, hingga mengidentikasi dan meminimalisir hambatan yang mungkin bisa terjadi untuk mencegah ketersendatan dalam proyek. Untuk melakukan hal-hal ini, project manager tentu harus memiliki kemampuan analitis dan soft skill tertentu lainnya untuk menunjang perannya.

Hal ini karena pekerjaan mereka tidak hanya terbatas pada ruang lingkup pekerjaan di lapangan dan tumpukkan dokumen-dokumennya. Lebih dari itu, project manager harus menyadari bahwa inti pekerjaan mereka terletak pada bagaimana tim memahami sesuatu dan bagaimana anda mengelola mereka untuk memberikan hasil yang maksimal.

6. Hubungan Proyek dan Strategi Jadi Lebih Dekat

Dalam cara pandang tradisional, manajemen proyek didenisikan sebagai sebuah alat yang digunakan organisasi untuk mencapai sebuah tujuan. Baik peluncuran produk atau jasa terbaru, perubahan dalam perusahaan, atau bentuk tujuan lainnya. Di mana, cara pandang ini melihat proyek sebagai kegiatan dengan batas tertentu atau sementara dengan project manager sebagai pemimpinnya.

Namun, beberapa waktu kebelakang manajemen proyek mengalami pergeseran cara pandang. Kini, manajemen proyek dilihat sebagai bukan hanya alat perusahaan, namun juga sebuah kerangka strategi inisiatif yang lebih luas. Dengan ini, project manager dapat melihat bahwa masing-masing proyek yang berjalan memiliki sebuah keterikatan strategis yang vital untuk kemajuan perusahaan.

Sebutkan dan jelaskan secara singkat tentang 10 Knowledge Area pada Project Management !

Sepuluh area pengetahuan dijelaskan dalam buku PMBOK adalah :

  • Manajemen Intergrasi Proyek : Termasuk proses dan kegiatan untuk mengidentifikasikan menentukan, mengabungkan, menyatukan dan menkoordinasikan berbagai proses dan kegiatan manajemen proyek dalam kelompok proses manajemen proyek.
  • Manajemen Lingkup Proyek : Termasuk proses yang diperlukan untuk memastikan proyek tersebut mencangkup semua pekerjaan yang diperlukan, dan hanya pekerjaan yang diperlukan untuk kesuksesan penyelesaian proyek
  • Manajemen Jadwal Proyek : Termasuk proses yang diperlukan untuk mengelola penyelesaian proyek tepat waktu.
  • Manajemen Biaya Proyek : Termasuk proses yang terlibat dalam perencanaan, estimasi, anggaran, pembiayaan, pendanaan, pengelolaan, dan pengendalian biaya sehingga proyek dapat diselesaikan dalam anggaran yang disetujui.
  • Manajemen Mutu Proyek : Termasuk proses untuk mengabungkan kebijakan mutu organisasi tentang perencanaan, pengelolaan dan pengendalian proyek dan persyaraatan mutu produk, dalam rangka memenuhi harapan pemangku kepentingan.
  • Manajemen Sumber Daya Proyek :  Termasuk proses untuk mengidentidfikasikan, memperoleh, dan mengelola sumber daya yang dibutuhkan untuk kesuksesaan penyelesaian proyek.
  • Manajemen Komunikasi Proyek : Termasuk proses yang diperlukan untuk memastikan perencanaan yang tepat waktu, koleksi, pembuatan, distribusi, penyimpanaan pencarian, manajemen, pengendalian, pemantauan, dan disposisi akhir dari informasi proyek.
  • Manajemen Risiko Proyek : Termasuk proses melakukan perencanaan manajemen risiko identifikasi, Analisis, Perencanaan Respons Risiko, dan Pemantauan Risiko pada sebuah proyek.
  • Manajemen Pengadaan Proyek : Mencakup proses- proses yang diperlukan untuk membeli atau memperoleh produk, jasa atau hasil yang dibutuhkan dari luar tim proyek.
  • Manajemen Pemangku Kepentingan Proyek : Termasuk proses yang diperlukan untuk mengidentifikasikan orang – orang, kelompok, atau organisasi yang dapat memengaruhi atau di pengaruhi oleh proyek, untuk mengenalisis harapan pemangku kepentingan dan dampaknya terhadap proyek, dan untuk menyusun strategi manajemen yang tepat untuk secara efektif melibatkan para pemangku kepentingan dalam keputusan dan pelaksanaan proyek.

Sebutkan dan jelaskan kelompok kelompok proses dari Project Management

  • Kelompok Proses Inisiasi : Proses-proses tersebut dilakukan untuk menentukan sebuah proyek baru atau fase baru proyek yang sudah ada dengan memperoleh otorisasi untuk memulai proyek atau fasenya.
  • Kelompok Proses Perencanaan : Proses-proses yang dibutuhkan untuk membuat lingkup proyek, menyempurnakan sasaran, dan menentukan tindakan yang diperlukan untuk mencapai sasaran-sasaran proyek.
  • Kelompok Proses Pelaksanaan : Proses-proses yang dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang ditetapkan dalam rencana manajemen proyek untuk memenuhi kebutuhan proyek.
  • Kelompok Proses Pemantauan dan Pengendalian : Proses-proses yang diperlukan untuk melacak, memantau, dan mengatur kemajuan dan kinerja proyek; mengidentifikasikan area-area yang mana perubahan rencana yang diperlukan dan memulai perubahan yang sesuai.
  • Kelompok Proses Penutupan : Proses-proses tersebut dilakukan untuk secara resmi menyelesaikan atau menutup proyek, fasenya atau kontrak.

Gambarkan pemetaan masing-masing kelompok proses terhadap 10 knowledge area

Referensi :

https://www.linovhr.com/project-management/

https://www.kaskus.co.id/thread/54f5a09dbecb17186e8b456a/project-vs-operation-pahami-perbedaannya/

https://baniakoy.com/definisi-proyek-dan-atribut-utamanya/

Manajemen Proyek

https://manajemenproyekindonesia.com/?p=5064

https://ipqi.org/mengapa-project-management-begitu-penting/

https://www.coldeja.com/2020/03/manajemen-proyek-sistem-informasi.html

Pelajari Triple Constraint, Tiga Batasan Terpenting dalam Project Management

Memahami Peran Project Manager dan 10 Skill yang Harus Dimilikinya

https://finata.id/peran-project-manager/

https://ekosiyam.blogspot.com/2012/03/manajemen-proyek-dilihat-dari.html

Jenis & Bentuk Struktur Organisasi pada Perusahaan

http://oursolving.blogspot.com/2011/09/3_4107.html

Budaya Organisasi: Pengertian, Fungsi, Contoh, dan Ciri-Cirinya

https://text-id.123dok.com/document/1y92p8pjz-penjelasan-10-karakteristik-budaya-organisasi-dan-contohnya-budaya-kerja-yang-seharusnya-dapat-diciptakan-dalam-tempat-kerja-penjelasan.html

http://dolaynata.com/berita/detail/5-kelompok-proses-manajemen-proyek

http://dolaynata.com/berita/detail/10-area-pengetahuan-manajemen-proyek

Sudah Bersiap? Berikut 6 Project Management Trend 2021

Penjelasan Product Life Cycle, Konsep Serta Contohnya

https://slideplayer.com/slide/5735912/

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s